1.               Descripción:
Se requiere conocer cómo crear, parametrizar y asignar el valor a los Activos Fijos en SYSplus, incluyendo la creación previa de grupos de activos, la configuración de la depreciación y las cuentas contables asociadas.

Un Activo Fijo es un bien adquirido por la empresa para ser utilizado en el desarrollo de sus operaciones y no con el propósito principal de ser vendido. Entre los ejemplos más comunes se encuentran:

Terrenos, Construcciones, Maquinaria, Equipos, Vehículos y medios de transporte, Equipos de cómputo, o Muebles y enseres.

2. Diagnóstico:

Para realizar una correcta administración de los Activos Fijos es necesario configurar previamente la estructura básica del activo, incluyendo:

• Grupo y, opcionalmente, subgrupo.
• Vida útil.
• Método de depreciación.
• Cuentas contables.
• Configuración para norma local y/o NIIF.
• Valor de rescate, cuando aplique.

Es importante tener en cuenta que crear la ficha del Activo Fijo no asigna automáticamente su valor o costo. El valor del activo debe ser registrado mediante un movimiento contable asociado a la cuenta correspondiente.

Cómo identificarlo:

Antes de registrar un activo, valide que:

1. Exista un grupo de Activos Fijos correctamente configurado.
2. La cuenta contable asociada sea de tipo Activo y esté configurada para solicitar el detalle del activo.
3. La fecha de ingreso del activo corresponda con la fecha del documento mediante el cual se registra su compra o valor.
4. Se hayan definido correctamente las cuentas de depreciación y demás parámetros contables aplicables.

3. Solución:

A. Ingresar a la opción de Activos Fijos

Para acceder a la administración de los activos:

1. Ingrese al módulo de Contabilidad.
2. Seleccione la opción Activos Fijos.

Desde esta ventana podrá:

• Crear activos.
• Consultar activos existentes.
• Eliminar registros, cuando corresponda.
• Registrar deterioros.
• Dar de baja activos.
• Realizar procesos de depreciación.
• Consultar saldos y movimientos.

B. Crear los Grupos de Activos Fijos

Antes de crear un Activo Fijo, se recomienda crear los grupos, ya que estos permiten clasificar los activos de acuerdo con su naturaleza, vida útil y método de depreciación.

Para crear un grupo:

1. Ingrese a Activos Fijos.
2. Seleccione F5 – Nuevo.
3. En la ventana de creación del activo, ubique el campo Grupo.
4. Haga clic en el botón de configuración ubicado junto al campo de grupo/subgrupo.
5. El sistema abrirá la ventana para la creación de Grupos y Subgrupos de Activos.

Configuración del Grupo

Diligencie la siguiente información:

• Código: Campo numérico. Se recomienda utilizar una numeración consecutiva.
• Nombre: Descripción que permita identificar el grupo.
• Vida útil: Registre la cantidad de meses correspondiente.
• Depreciable: Active esta opción cuando el grupo esté sujeto a depreciación.
• Vida útil NIIF: Registre la cantidad de meses aplicable bajo NIIF.
• Tipo de depreciación: Seleccione el método correspondiente.

Los métodos disponibles incluyen:

Línea Recta

La depreciación se distribuye de manera uniforme durante la vida útil del activo, generando un gasto periódico constante.

Unidades u Horas de Producción

La depreciación se calcula de acuerdo con el nivel de utilización del activo, como unidades producidas u horas de funcionamiento.

Decreciente por Suma de Dígitos

El valor de depreciación disminuye progresivamente durante la vida útil del activo.

Decreciente por Doble Porcentaje

Utiliza una tasa acelerada basada en un porcentaje superior al método de línea recta.

Decreciente por Porcentaje Fijo

Aplica una tasa constante sobre el valor pendiente del activo, generando una depreciación mayor durante los primeros períodos.

Nota: La creación del Grupo es obligatoria. La creación de Subgrupos es opcional.

Al finalizar, seleccione Grabar para guardar la información.

C. Crear el Activo Fijo

Una vez creados los grupos, proceda a registrar el activo:

1. Ingrese a Contabilidad → Activos Fijos.
2. Seleccione F5 – Nuevo.
3. Diligencie la información general del activo.

Los principales campos son:

Código

Corresponde al identificador del activo. Puede utilizar:

• Un consecutivo interno.
• Un código relacionado con la cuenta contable.
• Número de serie.
• Código de barras.
• Otra codificación definida por la empresa.

Descripción

Registre el nombre o descripción del activo.

Grupo y Subgrupo

Seleccione el grupo previamente creado.

El Grupo es obligatorio y el Subgrupo es opcional.

Fecha de ingreso

Corresponde generalmente a la fecha de compra o ingreso del activo.

Importante: Se recomienda que la fecha de ingreso del activo coincida con la fecha del documento mediante el cual se registra la compra. Diferencias entre estas fechas pueden generar inconsistencias en el cálculo de la depreciación.

Fecha de garantía

Campo opcional utilizado para registrar la fecha límite de garantía del activo.

Marca y Modelo

Registre manualmente la información correspondiente.

Observaciones

Puede incluir información adicional, por ejemplo:

• Nombre del proveedor.
• Estado del activo: nuevo o usado.
• País de origen.
• Características adicionales.

D. Configurar la información contable y la depreciación

Después de registrar la información general, debe configurar las cuentas contables y los parámetros de depreciación.

Diligencie:

• Cuenta del Activo.
• Cuenta de IVA, cuando aplique.
• Cuenta para el registro del débito de depreciación.
• Cuenta para el registro del crédito de depreciación.
• Meses de depreciación.

Los meses de depreciación pueden ser cargados automáticamente de acuerdo con el grupo seleccionado, aunque el usuario puede modificarlos cuando sea necesario.

E. Asignar el valor o costo al Activo Fijo

Importante: Crear la ficha del Activo Fijo no asigna automáticamente su valor o costo.

El valor del activo debe ser registrado mediante un movimiento contable que afecte la cuenta correspondiente.

El costo puede ser asignado mediante:

1. Saldos iniciales

Cuando se están registrando los activos existentes al iniciar la operación en SYSplus.

2. Comprobante contable

Mediante el registro de un movimiento contable que afecte la cuenta del activo.

3. Módulos administrativos

Si la empresa utiliza módulos como:

• Compras.
• Cuentas por Pagar.

Puede registrar la compra desde el módulo correspondiente y configurar la interfaz contable para que el comprobante generado afecte la cuenta del Activo Fijo.

Requisito importante de la cuenta

La cuenta utilizada para registrar el Activo Fijo debe estar configurada como una cuenta de tipo:

ACTIVO

De esta manera, al registrar un movimiento sobre la cuenta, el sistema solicitará o permitirá relacionar el código del Activo Fijo correspondiente.

Notas / Prevención:

• Se recomienda crear y configurar correctamente los grupos antes de registrar los activos.
• La fecha de ingreso del activo debe coincidir, preferiblemente, con la fecha de compra o del movimiento contable asociado.
• La creación del activo por sí sola no genera valor contable; es necesario registrar el movimiento correspondiente.
• Antes de realizar procesos de depreciación, verifique la vida útil, el método de depreciación y las cuentas contables configuradas.
• Para empresas que manejan información bajo NIIF, valide adicionalmente las cuentas, la vida útil y el valor de rescate.
• Se recomienda realizar pruebas y validaciones contables antes de ejecutar procesos masivos de depreciación.

Resultado esperado: Una vez configurado correctamente, SYSplus permitirá administrar cada Activo Fijo de forma individual, consultar sus movimientos y saldos, registrar depreciaciones, deterioros o bajas y generar la información necesaria para el control contable de los activos de la empresa.