Error al generar devolución de documento soporte por CUDE no informado

1. Error:

Descripción:
Al realizar la devolución o anulación de un documento soporte desde el módulo Consulta Descuentos en Cuenta, se presenta inconveniente al procesar el documento electrónico.

En la pantalla se observa el documento DSDV 000021, asociado a la factura/documento DSVP000947, por un valor de $284.249. El tipo de nota se encuentra configurado como “Anulación del documento soporte” y en el campo Doc. electrónico aparece seleccionado “DS Resumen”.

Se evidencia que el campo CUDE ubicado en la parte inferior de la pantalla no contiene información visible.

2. Diagnóstico:

Causa Raíz:
El documento de devolución/anulación requiere identificar correctamente el documento soporte electrónico que se está afectando. La ausencia del CUDE o una referencia incorrecta al documento electrónico original puede impedir que el sistema genere o transmita correctamente la operación.

En este caso, se debe validar que el documento soporte original DSVP000947 tenga un CUDE válido y que este se encuentre correctamente relacionado con el documento de anulación.

Cómo identificarlo:

1. Consultar el documento soporte original DSVP000947.
2. Verificar que haya sido generado como documento electrónico.
3. Confirmar que el documento tenga CUDE asignado.
4. Validar el estado del documento ante el proveedor tecnológico/DIAN.
5. Revisar el documento DSDV000021 y confirmar que el campo Doc. electrónico corresponda al documento que se pretende anular.
6. Verificar si el campo CUDE permanece vacío después de seleccionar el documento electrónico.
7. Intentar guardar o procesar nuevamente y validar el mensaje generado por el sistema.

3. Solución:

Pasos a seguir:

1. Consultar el documento soporte electrónico original DSVP000947.
2. Verificar que el documento tenga un CUDE generado y que corresponda al documento que se desea anular.
3. Confirmar el estado del documento ante la DIAN y/o proveedor tecnológico.
4. Ingresar nuevamente al documento DSDV000021 desde Consulta Descuentos en Cuenta.
5. Validar que el campo Aplicar a factura esté relacionado con DSVP000947.
6. Revisar el campo Tipo nota y mantener “Anulación del documento soporte” únicamente si esta corresponde a la operación que se requiere realizar.
7. Validar el campo Doc. electrónico y seleccionar el documento electrónico correcto.
8. Confirmar que el CUDE del documento original sea recuperado o registrado correctamente según el procedimiento establecido en el ERP.
9. Guardar el documento y ejecutar nuevamente el proceso de generación/transmisión electrónica.
10. Revisar la respuesta del proveedor tecnológico y confirmar que la operación haya sido aceptada.
11. Si el CUDE no es recuperado automáticamente, no se recomienda ingresar un valor manualmente sin antes validar el procedimiento correspondiente y la integridad del documento electrónico original.
    

Notas / Prevención:

• Antes de generar una anulación o devolución de un documento soporte electrónico, validar que el documento original tenga CUDE y estado electrónico válido.
• Verificar siempre la relación entre el documento interno, el documento soporte original y el documento electrónico que se pretende anular.
• No modificar manualmente el CUDE sin validar previamente su correspondencia con el documento original.
• Conservar la respuesta de la DIAN/proveedor tecnológico para garantizar la trazabilidad de la operación.
• Si el documento original fue rechazado o no cuenta con CUDE, primero debe determinarse el procedimiento correcto para su corrección antes de generar la anulación.