SYSplus Cargar facturas de compra desde el ZIP de factura electrónica enviado por el proveedor

SYSplus Cargar facturas de compra desde el ZIP de factura electrónica enviado por el proveedor

Mediante el botón “Lee ZIP” de las facturas de compra y las remisiones de proveedor, podrá ver el contenido del ZIP de una factura electrónica enviada por su proveedor, mostrando información del proveedor (NIT y DV) Número de la factura, fecha y vencimiento e información de los ítems relacionados en la factura con su código de proveedor, su descripción, cantidad, unidad, precio unitario, IVA y  total por ítem

Para ello basta con hacer click en el botón examinar y ubicar el ZIP previamente descargado del correo electrónico. NO hace falta descomprimir el ZIP y abrir el XML o el PDF de la factura. En seguida SYSplus mostrará el contenido del archivo.

Si el NIT y nombre del proveedor aparecen en rojo, significa que ese NIT no existe como proveedor en SYSplus, por lo que antes de continuar con el proceso debería crearlo, es recomendable no cerrar la ventana y usar la opción de proveedores del módulo de compras o de cuentas por pagar para crear el proveedor. Si el proveedor ya existe, puede proceder a revisar los artículos.

Si los códigos de artículo que aparecen en la factura electrónica del proveedor corresponden a un código de barras del artículo en SYSplus o se han alimentado en compras, remisiones u órdenes de compra previas en el campo de código del proveedor, la columna Cod. SYSplus mostrará el código interno del artículo correspondiente y la unidad asociada a dicho código, ya sea de barras o de proveedor. Si no se reconoce dicho código, la columna de Cod.SYSplus aparece vacía y la columna unidad aparece con la unidad que viene relacionada en la factura electrónica, en ese caso usted debe completar dicha información seleccionando manualmente el artículo, para lo que puede dar doble clic sobre el renglón específico y sobre la búsqueda, seleccionar el artículo equivalente.

Esta selección se almacenará en la tabla de artículos por proveedor, por lo que la próxima vez que le compre el mismo producto al mismo proveedor ya va a recordar la selección actual. Seleccionado el código debe confirmar la unidad del mismo sobre la lista desplegable de la columna correspondiente.

Una vez que ha asignado todos los artículos sin código puede presionar el botón “Sel.Varios” para traer a la factura o remisión todos los datos y hacer el registro del documento.

Este proceso se hace consumiendo un servicio web alojado en nuestro servidor en la nube, por lo que debe tener acceso a internet en la terminal o servidor donde hace el proceso y debe contar con una cuenta (usuario y clave) previamente registrada en dicho servidor y un plan de documentos de compra vigente. Si no ha creado su cuenta o no ha cargado la bolsa de documentos, contacte a su asesor o a la mesa de ayuda para activar su plan. Una vez se le indique que el plan ha sido activado (incluso si se trata de un plan de demostración) debe configurar en los parámetros 'COMPRAS', 'FACTURAS', 'CORREO USUARIO AUTORIZADO CARGA FACTURAS COMPRA XML' y 'COMPRAS', 'FACTURAS', 'CLAVE USUARIO AUTORIZADO CARGA FACTURAS COMPRA XML' los datos y ya puede empezar. Es importante aclarar que por cada vez que se procesa un documento se descuenta un documento de la bolsa, así no se copie el resultado a una factura o remisión, de ahí la importancia de completar el proceso una vez se ha procesado (mostrado el contenido en pantalla del ZIP), ya que si se proceso pero no se usa la información, igual se descontará el documento de la bolsa.